Beste Cesar, Van harte gefeliciteerd met je verjaardag.

Beste clubleden,

In deze bizarre tijden zijn er geen zekerheden meer. Zelfs onze Algemene Vergadering (AV) die traditioneel op de eerste vrijdag van september plaatsvindt, werd noodgedwongen uitgesteld. Desondanks denk ik dat we alles in het werk moeten stellen om de AV toch in extremis proberen samen te roepen om volgende redenen: – momenteel zitten we virtueel zonder clubbestuur omdat haar mandaat van 2 jaar ondertussen verstreken is. We dienen dus hoogdringend een nieuw clubbestuur te kiezen/herkiezen; – conform de statuten, dient de jaarrekening ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de AV binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar (op 30 juni jl.).

Los van deze wettelijke/ statutaire verplichtingen zie ik nog een aantal hoogdringende redenen:

Herziening van de statuten Toen ik onlangs de statuten doornam, stelde ik vast dat er heel wat regels zijn die in de praktijk niet worden nageleefd. Deels begrijpelijk omdat bepaalde regels voorbijgestreefd zijn. Zo wordt er o.m. gestipuleerd dat nieuwe leden hun kandidatuur moeten indienen bij de Raad van Bestuur waarin ze moeten bewijzen dat ze voldoende interesse hebben in een lidmaatschap van de vereniging. Vervolgens wordt dit beoordeeld door een toelatingscommissie en kunnen deze “toegetreden leden” aanvaard worden als “effectieve leden”, mits goedkeuring van 2/3 van de stemmen op de AV! Belangrijker echter betreft bv. de passage waarin gesteld wordt dat leden onder de 16 jaar geen stemrecht hebben. Hoewel ik dit een onterechte beslissing vind, heb ik tijdens de vergaderingen die ik de afgelopen jaren heb bijgewoond vastgesteld dat ouders, die hun kinderen vertegenwoordigden op de AV, ook effectief konden meestemmen. We moeten echter beseffen dat stemmingen waarbij de statuten niet worden nageleefd, niet rechtsgeldig zijn en bijgevolg nietig kunnen verklaard worden bij een eventuele klacht. Een aanpassing van de statuten op basis van gezond verstand en pragmatisme dringt zich dus op.

Anderzijds stel ik me de vraag waarom bepaalde bevoegdheden statutair zijn overgedragen aan de Raad van Bestuur. Ik denk bv aan het toekennen van het erelidschap dat mij eerder een beslissing lijkt dat door de meerderheid van de clubleden moet gedragen worden. Zelfs de bepaling van het jaarlijks lidgeld zou perfect door de AV kunnen goedgekeurd worden op basis van de financiële resultaten van het aflopend boekjaar en de begroting van het nieuwe jaar.

Ik ga hier niet alle opmerkingen opsommen maar wil dit graag via een aparte communicatie aan het clubbestuur overmaken. Eventueel wil ik, in samenwerking met het clubbestuur, de statuten volledig aanpassen om als voorstel vooraf aan de clubleden te communiceren ter voorbereiding van de AV.

Locatie clublokaal De kans dat we dit seizoen nog gebruik kunnen maken van onze vertrouwd clublokaal van het GIB schat ik in als quasi nihil. Het lijkt mij heel aannemelijk en begrijpelijk dat het GIB de komende maanden prioriteit zal geven aan haar kernactiviteit en geen onnodige risico’s zal willen lopen door haar faciliteiten aan onze club te verhuren. Uit eerdere communicaties begrijp ik dat de nieuwe locatie slechts voorlopig is. Wellicht moeten we dus dringend op zoek naar een plan B en daarbij is de input van al onze leden welkom.

Communicatie clubbestuur naar clubleden Tenslotte maak ik me ook zorgen over de communicatie tussen clubbestuur en clubleden die tijdens het afgelopen seizoen als pijnpunt werd ervaren. Willem heeft onlangs een verdienstelijke poging gedaan om de clubleden inspraak te geven over de organisatie van het CK komend seizoen. Maar uiteindelijk heb ik vastgesteld dat de nuances van een argumentatie verloren kunnen gaan via schriftelijk verkeer. Een AV kan daarom helpen om eendrachtig naar oplossingen te zoeken om de communicatie te verbeteren en de leden nauwer te betrekken bij het clubgebeuren.

Ik besef dat het niet evident is een AV te organiseren in deze tijden maar ik stel vast dat bv syndici volop begonnen zijn hun AV achterstand in te halen. Mits een locatie met voldoende ruimte en wat voorbereiding, waarbij leden vooraf bevestigen of ze aanwezig kunnen zijn, volmachten,… lijkt het mij niet onmogelijk om de vereiste meerderheid te halen. Eventueel zou er zelfs (aanvullend) online kunnen geparticipeerd worden.

Corona heeft heel ons doen en laten op zijn kop gezet, en onze schaakwereld deelt zwaar in de klappen door de aard van onze activiteit. Maar laat dit een extra reden zijn om samen naar creatieve oplossingen te zoeken om deze crisis door te komen en om in zo best mogelijke omstandigheden onze geliefde hobby te kunnen beoefenen.

Ik ben akkoord met Dirk om toch te trachten een AV te organiseren. Een AV duidt ook de start van een nieuw clubjaar aan. Het is ook van belang dat we weten wie de nieuwe bestuursleden zijn. Ook de werking van het clubjaar moet duidelijk zijn. Voor het toekennen van een "erelidmaatschap" vind ik dat er niet alleen een draagvlak moet zijn, maar ook objectieve regels. (Bv. jaren lidmaatschap, langere bestuursfuncties of ander bepalend gedrag dat de club vorm heeft gegeven)